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Mathias Rhein: Warum 2Do für Mac und iOS mein Favorit in Sachen Produktivität ist

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Nach umfassendem Update noch effektiver nutzbar

Ein Gastbeitrag von Mathias Rhein | 2Do* ist wieder da! Eine brandneue Mac-App und unzählige Veränderungen unter der Haube sind die Herausstellungsmerkmale dieser Neuauflage. Bei der Liste der Features werden viele zu Recht skeptisch: Funktioniert die Synchronisation wirklich? Wo sind die Grenzen der App? Kann ich mich auf sie verlassen? Diese Fragen muss letztlich jeder für sich persönlich klären. Ich biete ich Ihnen hiermit einen tieferen Einblick in die Vorzüge und Nachteile des Aufgabenmanagers.

Na, haben Sie sich 2Do aus Neugierde zugelegt, oder einfach so, weil es gerade kostenlos zu haben war? Vielleicht besitzen Sie die App ja auch schon seit einer Weile und haben bislang keine Motivation gefunden, sie auch wirklich zu benutzen?

Dieser Artikel bietet Ihnen zur Abwechslung eine stark meinungsbeeinflusste Blickrichtung auf 2Do. Ich helfe Ihnen durch meine Anwendungsbeispiele und Einblicke in die Tiefe der Konfigurationsmöglichkeiten die schwierige Entscheidung zu treffen, ob 2Do Ihr Vertrauen verdient.

Sie verwenden die App begeistert schon seit einer Weile? Dann haben Sie hiermit eine kleine Schatzkiste an Tricks und Kniffen, um 2Do noch effektiver nutzen zu können.

2Do ist mein absoluter Favorit, wenn es um Produktivitätssoftware geht. Als langjähriger Nutzer von OmniFocus bin ich Anfang des Jahres zu 2Do gewechselt, da mir der Funktionsumfang des Vorgängers zu eingeschränkt und die ewig schon bestehenden Einschränkungen zu nervig waren.

Wie in meinem ersten Artikel zu 2Do zu lesen war, hat diese App ihre Vor- und Hinterteile. Mit dem Update für die Mac-Version von Mitte April haben Guided Ways aber eine zeitgemäße, schnelle und schicke Version kostenfrei nachgelegt. Meiner Meinung nach ist 2Do momentan die beste Lösung für das Verwalten von Aufgaben, Listen und – mit Einschränkungen – auch Terminen. Lesen Sie im Folgenden, was mir an der App gefällt und wie ich sie im Alltag benutze.


Aktionen600

Neue Features für Yosemite

2Do Aktionen nun auch auf dem Mac verfügbar
Die neue Version bringt die schon in die Jahre gekommene Mac- Version auf einen Stand mit der genialen Mobil-App . Die im Alltag wichtigste Neuerung ist jedoch die Geschwindigkeitsverbesserung: Synchronisation, Dateneingabe, Wechsel der Ansichten, alles läuft flüssiger, unmittelbarer und damit auch verlässlicher.

Natürlich hat sich auch optisch einiges getan. Die App ist nun in das neue schlichte Design von Yosemite eingebettet und liefert eine sehr angenehme Arbeitsumgebung, nicht zu bieder, nicht zu flippig, frisch und einladend. Einziges nicht übertragenes Feature von iOS: Die Informationsdichte lässt sich nicht wie bei den mobilen Pendants in drei Stufen anpassen, man sieht immer die meiste Information.


RechtsklickMenue600

Ein absoluter Vorteil der schnellen Desktop-Erneuerung ist die gute Übersicht dank sinnvoller Reduktion auf das optisch geringste Drumherum. Praktisch: über das Rechtsklick-Menü kann man direkt eine oder mehrere markierte Aufgaben im Batch-Verfahren gleichzeitig bearbeiten .


NotificationCenter600

2Do Widget in der Mitteilungszentrale
Endlich mal ein Widget mit einer sinnvollen Funktionssammlung. Drei Listen lassen sich durchklicken:

1. Fällige Aufgaben

2. Mit Stern markierte Aufgaben

3. Eine individuelle Liste ihrer Wahl

Hiermit präsentieren Guided Ways gekonnt das identische Spektrum an Möglichkeiten, über die auch die mobile Version in der Mitteilungszentrale von iOS verfügt.


Smart List600

Smarte Suchoptionen leichter zusammenstellen

Bislang musste man die versteckte Dokumentation der Abkürzungen in der Online-Hilfe von 2Do entdeckt haben, um bestimmte Sucheinschränkungen für seine smarten Listen einzustellen. Diesen Prozess haben Guided Ways nun mit Hilfe eines einfachen Suchfensters vereinfacht: Ähnlich wie bei The Hit List kann man unterschiedliche Eigenschaften der Aufgabe (hat einen Tag, hat eine Notiz, hat ein Fälligkeitsdatum, hat die Priorität niedrig etc.) logisch schachteln, verknüpfen und damit richtig mächtige Listen erstellen.

Zum Beispiel: Ich möchte alle Aufgaben sehen, die schon terminiert oder als wichtig markiert sind und den Tag “work“ tragen. Hierfür verwendet man die Kombination: <type: due OR starred OR prio OR Tags:work>. Diese Kombination lässt sich im neuen Editor prima visuell zusammenbasteln und wird dann auf Wunsch als smarte Liste abgespeichert. Kehre ich alle diese Elemente in ihre Verneinung um, erhalte ich eine Liste aller Projekte und Aufgaben ohne konkrete Ideen zu Zeit und Wichtigkeit. Mit diesen beiden Listen kann ich prima die unterschiedlichen Momente meines Arbeitstages planen. Morgens arbeite ich Aufgaben ihrer Dringlichkeit entsprechend ab, Nachmittags schnappe ich mir die Inkubationsliste und priorisiere / terminiere Aufgaben, die noch nicht als solche gekennzeichnet sind.

Einziger Wehrmutstropfen der smarten Listen: noch können keine Listengruppen als Suchkriterium gesetzt werden. Ich habe die beiden Listengruppen “Persönlich” und “Arbeit”, kann aber nicht mehr als eine Liste in den Suchkriterien angeben. Meine Ausweichlösung hierfür sind die beiden Tags “Persönlich” und “Arbeit”, die ich bei der Bearbeitung meines Eingangsordners jeder Aufgabe hinzufüge. Das Feature, Listengruppen smart zu suchen soll aber nachgeliefert werden.

Integration

Für mich ist eine der größten Stärken von 2Do die Synchronisationsfähigkeit mit Apples eigener Aufgabenverwaltung, der Erinnerungen App. Man kann die Integration mit der Hilfstypographie Markdown vergleichen: eine einheitliche Basis von Information, die von beliebigen Anwendungen betrachtet, bearbeitet und genutzt werden kann.

Dieses Beispiel hat im Falle der Kombination Erinnerungen und 2Do allerdings ihre Grenzen: ich empfehle stark von der Kreuzbenutzung mit anderen Erinnerungen-fähigen Aufgabenverwaltungen abzusehen. Der Hintergrund: der von 2Do in Erinnerungen hinterlegte Informationsgehalt geht weit über das hinaus, was Apple mit Erinnerungen jemals vorgesehen hatte. Zum Beispiel gibt es in 2Do Prioritäten, Listengruppen, Tags und Orte. All dies wird – teilweise versteckt, teilweise in Klartext – in Erinnerungen abgelegt.

Listengruppen erscheinen als einfache Aufgaben und Prioritäten werden als “(!)” bis “(!!!)” am Anfang der Aufgabe vermerkt. Dadurch sieht die unsortierte Erinnerungen-Ansicht sehr unübersichtlich aus- aber sie wird ja auch nicht als Hauptinterface gebraucht.

Deshalb empfehle ich die Erinnerungen- Ansicht (und jede Ansicht von Erinnerungen in anderen Programmen) nach Fälligkeitsdatum zu sortieren. Dadurch erhält man eine sinnvolle Ansicht der persönlich wichtigsten terminierten Aufgaben. Aufgaben abhaken funktioniert ebenso einwandfrei wie das Bearbeiten des Aufgabentexts- und auf diese beiden Interaktionen beschränke ich die Interaktion mit Aufgaben ausserhalb von 2Do.


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Aufgaben aus Text – überall in Yosemite

Markiert man Text in Yosemite, erscheint nach dem Markieren ein kleiner Pfeil am unteren rechten Ende der Hervorhebung (siehe Bild). Klickt man auf dies Symbol, erscheint ein 2Do-Schnellwahl-Icon, der bei Betätigung eine neue Aufgabe erzeugt. Praktisch: je nach Länge des markierten Textes landet dieser entweder in der Aufgabenbeschreibung oder in der Notiz der Aufgabe.


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Erinnerungen und Termine

Klassischerweise sind Termine und Aufgaben getrennte Bereiche. David Allen sagt in seinem Buch “Wie ich die Dinge geregelt kriege“ (Getting things done), dass alles mit einer genauen Terminierung in einen Kalender gehört, während alles, was eine Aufgabe mit mehreren Unterpunkten ist, in eine entsprechende Aufgabenverwaltung gehört. Sind diese Bereiche in der digitalen Welt wirklich so voneinander isoliert?

Ich persönlich sehe manchmal keinen Grund, einen echten Unterschied zu machen. Aus diesem Grund lebt jede Aufgabe und Termin, wenn es irgendwie geht, in 2Do. Durch den Erinnerungen- Sync und die Tatsache, dass viele Kalenderprogramme Apples Aufgabenverwaltung integrieren, habe ich alle beiden Elemente kombiniert und kann direkt aus dem Kalender meine Aufgaben abhaken.


Scheduled tasks done600

Der Clou: Erledigte Aufgaben bleiben im Kalender erhalten und erleichtern damit die Dokumentation und Review ungemein. Allein für diese Ansicht der Aufgaben im Kontext der Termine der letzten Wochen hat sich der Wechsel für mich schon gelohnt.

Teamwork: Andere Apps und 2Do


Alfred600

Alfred
In dem bekannten App switcher und Hilfstool Alfred besteht einerseits die Möglichkeit, neue Aufgaben direkt in diesem schnell aufgerufenen Interface einzugeben . Zusätzlich kann man sich mit Hilfe eines speziellen 2Do-Workflows die Arbeit noch weiter erleichtern und sich sogar Listen und Projekte in Alfred direkt anzeigen lassen.

Ich persönlich nutze den Workflow nicht. Stattdessen taucht bei mir über eine globale Tastaturkombination gleich die Schnelleingabe von 2Do auf. Ich finde das direkter, wenn ich schon genau weiss dass ich gerade eine Aufgabe erfassen möchte. Die Schnelleingabe bietet mir persönlich mehr Übersicht und Funktion als die Alfred- Lösung.


Popclip600

PopClip
Dieser kleine Assistent bietet seine Hilfe an, sobald man Text irgendwo markiert. Sobald dies passiert, erscheint eine Leiste mit Funktionsbuttons, über die der Text dann an andere Apps weitergegeben werden kann. Für 2Do gibt es genau so eine vorkonfektionierte Lösung zum Download.


Desktop Informant600

Erinnerungen-Link: BusyCal, Fantastical2 und Desktop InformantVon Mathias Rhein Alle drei genannten Kalender- Apps unterstützen die gleichzeitige Darstellung von terminierten Aufgaben im Kalender. Hiermit muss die Frage nach der Identität der Aufgabe nicht geklärt werden - in 2Do ist es weiterhin eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum, im Kalender sieht man zur entsprechenden Zeit einen Eintrag in der Farbe der Aufgabenliste, der auf die Aufgabe aufmerksam macht.

Von den Dreien ist momentan meiner Ansicht nach BusyCal die ausgereifteste Lösung. Fantastical 2 tut natürlich auch, was es soll, ich finde aber die gebotenen Ansichten bei vielen Terminen pro Tag zu unübersichtlich. Nur noch wenige Zeit wird ins Land gehen, und die Vorschau-Version der genialen Mac- Version einer Mobil-Software namens Pocket Informant wird dann zu einer offiziellen Version.

Bereits jetzt sind viele Features der mächtigen Kalender-und Aufgabenverwaltung integriert und wir dürfen gespannt sein, was die tüchtigen Jungs von WebIS sich noch an Detaillösungen einfallen lassen werden. Ich nutze die Vorschau- Version von Desktop Informant momentan begeistert.


Fazit: Das Produktivitätssystem meines Vertrauens


Es gibt ein paar Dinge aus anderen Apps, die ich in 2Do vermisse: die Unmittelbarkeit und Einfachheit von Things, das Revisions- System und unbegrenzte Planungstiefe aus OmniFocus, die geniale Tastaturnavigation von The Hit List. Ich finde mich zusehends damit ab, diese Features vermutlich niemals in einer App vereint zu finden, auch wenn in schwachen Momenten mein Blick wieder zu den neuesten Entwicklungen der Konkurrenz schweift.

Im Gegenzug bietet mir 2Do aber Features, die für mich unerlässlich geworden sind: Erinnerungen-Integration, absolut verlässliche und schnelle Synchronisation, viele Auswahlmöglichkeiten, um Struktur in meine Aufgaben zu bringen ohne einer bestimmten Philosophie folgen zu müssen und ein aktuelles Interface mit liebevollen Details, die mich die App auf allen Plattformen mit Vergnügen verwenden lassen. Vertrauen ist etwas sehr Individuelles. 2Do hat es mit der einzigartigen Mischung geschafft, dass ich mich langfristig in diesem System wohl fühle. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Ausprobieren und Entdecken!


App Store Links
2Do für Mac im App Store*
2Do für iOS im iTunes Store*

Weitere Infos
2Do Website

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Bilder & Text: Mathias Rhein

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