Die beiden meistgekauften To-do-Apps für Mac & iOS

Update 2 vom 18.5.2017: Heute ist Things 3* erschienen (Review).
Upate 1 vom 24.05.2014: Mittlerweile sind OmniFocus 2 for Mac* (Testbericht) und OmniFocus 2 for iPad* (Testbericht) erschienen. Bereits seit September 2013 gibt es OmniFocus 2 for iPhone* (Testbericht).

Weiter mit dem Vergleichtest vom 2.12.2012:

Dieser Vergleichstest ist so etwas wie ein Evergreen hier bei Geek Out. Mit mehr als 30.000 Seitenaufrufen ist er auch der am zweithäufigsten gelesene Artikel. Da sich seit dem letzten Update schon wieder einige Details geändert haben, habe ich den Test noch einmal überarbeitet, die Preise aktualisiert und das Fazit auf den neuesten Stand gebracht.

Für manchen sind es die überflüssigsten Anwendungen der Welt - andere schwören darauf: Aufgaben-Manager für Mac, iPhone und iPad. Besonders beliebt sind Programme, die „GTD“-Prinzipien unterstützen - nach David Allens Buch „Getting Things Done“. Auf dem Mac gelten hierbei zwei Produktfamilien als führend: Things der deutschen Firma Cultured Code und OmniFocus der amerikanischen OmniGroup. Für beide Anwendungen sind jeweils separate Versionen für Mac, iPad und iPhone / iPod touch erhältlich.

Ich habe beide Programme seit den ersten öffentlichen Betaversionen (Ende 2008) mal abwechselnd, mal gleichzeitig genutzt und möchte mit diesem Artikel versuchen, allen interessierten und noch unentschlossenen Anwendern eine Entscheidungshilfe zu geben.

Das “Getting-Things-Done”-Konzept

David Allen hat mit der Idee einer neuen Form der Selbstorganisation bereits vielen Menschen dabei geholfen, “die Dinge geregelt zu kriegen”. Getting Things Done (GTD) nennt sich das System, das Zettelberge vermeiden und den Anwender dabei unterstützen soll, den Alltag besser zu meistern. Das Konzept ist einfach, es gibt lediglich zwei Grundprinzipien:
1. Sammle alle Tätigkeiten, die erledigt werden müssen, in einem logischen und vertrauenswürdigen System außerhalb deines Kopfes.
2. Entscheide diszipliniert über jeglichen Input, den du in dein Leben lässt, damit du immer weißt, was der nächste Schritt ist.

Die eiserne Regel: Alles, was innerhalb von zwei Minuten bewerkstelligt werden kann, wird am besten sofort erledigt. Alles andere wird aufgeschrieben und strukturiert abgearbeitet. Vorteil: Das Chaos verschwindet und der Blick auf das Wesentliche wird frei. David Allens Konzept empfiehlt darüber hinaus noch eine ganze Reihe weiterer, hilfreicher Arbeitsweisen. Ob man sich nun sklavisch an die vorgeschlagenen Methodiken hält, oder lieber einen eher legeren Umgang damit pflegt, bleibt natürlich jedem selbst überlassen. Die meisten Anwender basteln sich daraus einen eigenen Workflow zusammen, der zu ihren Bedürfnissen und Vorlieben passt.

OmniFocus unterstützt konsequent alle GTD-Prinzipien. Things verfolgt einen weniger dogmatischen Ansatz und eignet sich deshalb auch für absolute “Nicht-GTD-ler”. Eines vorweg: Sowohl Things, als auch OmniFocus sind gut darin, dem Anwender dabei zu helfen, effektiver zu arbeiten. Sie bedienen nur unterschiedliche Ansprüche.

Gemeinsamkeiten

Beide Programme funktionieren nach dem gleichen Prinzip. Aktionen (OmniFocus) oder Aufgaben (Things), die nicht sofort einem bestimmten Projekt zugeordnet werden können (oder sollen) werden zunächst im Posteingang (OmniFocus) bzw. im Eingang (Things) gesammelt.

Systemweite Inbox: Informationen müssen nicht per Copy-and-paste aus anderen Programmen übertragen werden. Stattdessen wählt man Texte, Kontakte, Adressen und andere Inhalte einfach mit der Maus aus und schickt sie entweder über das Dienste-Menue von Mac OS X, oder mittels Tastaturkürzel in die jeweilige Anwendung. Dabei öffnet sich eine Schwebepalette, in der sich die Einträge schnell editieren und den persönlichen Erfordernissen anpassen lassen.

Alle Aktionen können zu einem späteren Zeitpunkt bestimmten Projekten zugeordnet, oder sonstwie weiter bearbeitet werden. Sind Aufgaben als erledigt markiert, wandern sie ins Archiv (OmniFocus) bzw. ins Logbuch (Things). Mit diesen grundlegenden Funktionsweisen enden aber auch die Gemeinsamkeiten. Im Detail unterscheiden sich die Programme deutlich voneinander.

Unterschiede

Things wendet sich an User mit alltäglichen Ansprüchen. Dabei ist es durchaus leistungsfähig. Alle Versionen bieten eine schlicht gestaltete Oberfläche, deren Benutzung kaum Fragen aufwirft. Die Struktur ist übersichtlich, Anleitung und Hilfefunktion werden nur selten benötigt. Aufgaben organisiert man vorwiegend über Projekte und Schlagworte (Tags), von denen sich beliebig viele anlegen lassen. Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, kann man Projekte zusätzlich selbst gewählten Aufgabenbereichen zuordnen.

Anhänger von Things schätzen die Einfachheit des Programms - allerdings hat diese Schlichtheit auch ihre Nachteile. Für kleinere Projekte ist das Programm schon fast überdimensioniert, aber wenn die Dinge komplexer werden, zeigt sich Things mitunter überraschend wenig flexibel. Die simple Aufteilung in Bereiche / Projekte / Aufgaben kann sich dann negativ auswirken. So lassen sich zum Beispiel keine Unterordner und keine Sub-Tasks anlegen - was manche Anwender als echtes Manko empfinden.

Ausserdem lässt sich in Things lediglich ein Fälligkeitsdatum einstellen, während man bei OmniFocus auch eine Uhrzeit definieren kann. Aktiviert man die Erinnerungsfunktion, erhält man bei Things über die Benachrichtigungszentrale von iOS oder OS X nur einmal am Tag eine zusammenfassende Erinnerung nach dem Schema "Things: 6 Aufgaben fällig". Bei OmniFocus kann man sich dagegen an jede einzelne Aktion erinnern lassen. Darüber hinaus lassen sich neben dem Fälligkeitstermin auch Start- und Enddaten einstellen, was dabei hilft, die Dauer eines Projekts oder einer Aktion zu erfassen.

Mit scheinbar unendlichen Möglichkeiten der Organisation, Darstellung und Filterung von Aktionen lässt OmniFocus kaum Wünsche offen. Zudem verfügt es als einziges über eine GTD-gerechte Review-Funktion. Bei Things entsteht dagegen im "Logbuch" genannten Archiv schnell eine unübersichtliche Datenhalde, da einzelne Aufgaben erst dann in Projekte zusammen gefasst werden, wenn diese komplett abgeschlossen sind.

Das Mehr an Features macht das Arbeiten mit OmniFocus allerdings nicht gerade einfach. Für einen raschen Einstieg stehen auf der Hersteller-Website gute Anleitungen und Videos zur Verfügung. Hat man den Dreh einmal raus, lassen sich schnell die gewünschten Optionen für den individuellen Workflow einrichten. Wer sich nicht die Zeit nimmt, zumindest die grundlegenden Funktionen kennen zu lernen, dem wird OmniFocus wohl für alle Zeiten sperrig und unübersichtlich vorkommen.

Doch auch mit etwas Übung ist es in OmniFocus manchmal schwierig, den Überblick zu behalten. Die Vielzahl an Darstellungs- und Filteroptionen können selbst erfahrenen Anwendern gelegentlich verwirren. Die drei Versionen für Mac, iPhone und iPad-Version unterscheiden sich zudem in Design, Funktion und Bedienung voneinander. Obwohl alle ein- und dieselbe Datenbank nutzen, sind es doch drei unterschiedlich zu bedienende Programme. Hier wäre eine einheitlichere Benutzerführung wie bei Things wünschenswert.

In Things lassen sich im übrigen auch Aktionen für andere Personen hinzufügen. Das ist praktisch, wenn mehrere Leute an der Erledigung von Aufgaben arbeiten. Allerdings gibt es nach wie vor keine echte Teamwork-Funktion. Das heisst, andere Nutzer sehen die für sie bestimmten Aufgaben nicht, solange sie diese nicht selbst in ihr Things eingetragen haben. Und natürlich werden diesbezüglich auch keine Daten abgeglichen. Das Feature ist also nur als Erinnerungshilfe gedacht. OmniFocus verzichtet bislang gänzlich auf Team-Funktionen.

Zusammenarbeit mit Kalender und Erinnerungen

Things for Mac arbeitet auf Wunsch mit dem iCal-Kalender „Erinnerungen“ (in OS X 10.7 Lion) bzw. mit der Erinnerungen-App (Reminders) in OS X 10.8 Mountain Lion zusammen (linkes Bild). Der Datenabgleich funktioniert in beiden Fällen schnell und zuverlässig. Sobald eine Aufgabe in Lion als erledigt markiert und auf „Loggen“ geklickt wird, verschwindet die Tasks auch aus der Erinnerungsliste in iCal.

In Mountain Lion ist es etwas anders: Sobald eine aus Reminders stammende Erinnerung in den Eingang von Things importiert oder in eine andere Liste verschoben wird, verschwindet diese augenblicklich aus Reminders. Die Möglichkeit zur Rück-Synchronisierung der "Heute"-Liste mit Apples Erinnerungen wurde mit dem letzten Update auf Version 2.1 entfernt.

In OmniFocus (rechtes Bild) lassen sich auf Wunsch alle Kontexte frei wählbaren OS X Kalendern zuordnen. Allerdings funktioniert das nur mit lokalen Kalendern, nicht mit denen in der iCloud. Auf Wunsch kann OmniFocus aber einen abonnierbaren iCloud-Kalender namens "OmniFocus Erinnerungen" erzeugen, der dann auf allen angemeldeten iCloud-Geräten sichtbar ist, sich jedoch nicht bearbeiten lässt (read-only). Erledigte Aufgaben werden automatisch ausgeblendet.

Sync von Macs und iOS-Devices

Things-Anwender haben lange darauf gewartet - vor einigen Monaten war es endlich soweit: Mit Things 2 stehen komplett überarbeitete Versionen für Mac*, iPad* und iPhone* bereit. Ausserdem gibt es nun - nach gut drei Jahren Wartezeit - mit der Things Cloud endlich eine offizielle Sync-Lösung für automatsichen Abgleich aller Aufgaben über mehrere Geräte hinweg. Zur Freude der Anwender ist beides - sowohl das Upgrade auf Version 2, als auch die Nutzung der Datenwolke - kostenlos.

Things 2 bietet neben zahlreichen Verbesserungen auch ein paar neue Features. Ausserdem wurde das Design leicht modifiziert. Hauptattraktion ist allerdings die Things Cloud. Nach monatelangen Tests im Alltag kann ich Things Cloud wirklich empfehlen. Die Synchronisation funktionierte bereits in den Betaversionen stets schnell und zuverlässig. Attribute, die man dem Konkurrenzangebot der OmniGroup nicht unbedingt attestieren kann.

OmniFocus bietet zwar schon seit langem verschiedene Möglichkeiten des Datenabgleichs (WLAN, externe Festplatte, x-beliebiger WebDAV-Server, bis vor kurzem auch MobileMe), doch der firmeneigene Cloud-Sync via Omni Sync Server kann noch immer nicht hundertprotenzig überzeugen. Der Abgleich dauert insbesondere bei grösseren Datenbanken häufig überraschend lang und funktioniert nicht immer zuverlässig. Neue Aktionen werden teilweise erst nach nochmaliger Synchronisierung angezeigt.

Auch wenn diese Lösung noch immer nicht in allen Punkten perfekt arbeitet, sollte man den Omni-Entwicklern zugute halten, dass sie sich stets um eine für den Anwender möglichst bequeme Sync-Möglichkeit bemüht haben - und das von Anfang an. Mitbewerber Cultered Code hat sich damit - aus Sicht vieler Anwender - zu lange Zeit gelassen, bietet dafür nun aber eine solide Lösung.

Beide Anbieter haben das Problem, dass sie Apples Online-Dienst iCloud nicht ohne weiteres nutzen können. Hierzu müssten sie eine andere Datenbank-Architektur verwenden, was in beiden Fällen praktisch einem kompletten Neubau gleichkommen würde. Während OmniGroup die Unterstützung von iCloud in kommenden Versionen von OmniFocus nicht grundsätzlch ausschliessen möchte, hat Cultered Code offiziell bekannt gegeben, bis auf weiteres allein auf die hauseigene Things Cloud zu setzen.

Ortsbasierte Aufgaben

OmniFocus bietet die Möglichkeit, Aktionen mit geografischen Orten zu verknüpfen. Dafür werden einfach ortsabhängige Kontexte wie „Büro“ oder „Zuhause“ angelegt. Auf dem iPhone lassen sich diese mit Adressen oder den Daten des aktuellen Aufenthaltsortes versehen. Entsprechend zugewiesene Aktionen werden dann in der Kartendarstellung der iPhone- und iPad-Versionen angezeigt (Screenshot oben). Zudem kann man für jeden einzelnen Ortskontext einstellen, ob man bei Erreichen oder Verlassen der Location an fällige Aktionen erinnert werden möchte.

OmniFocus + Siri from The Omni Group on Vimeo.

Siri-Unterstützung

Einen besonderen Leckerbissen bietet OmniFocus auf dem iPhone 4S: Hier lassen sich Aufgaben einfach über Apples Sprachassistenten Siri eingeben - und zwar über Erinnerungen. Das ganze ist etwas umständlich einzurichten, funktioniert dann aber tadellos - und kann richtig Spass machen.

Und so gehts: Während man in einer englischen iOS-Version einfach die standardmässige „Reminders“-Liste verwenden kann, muss man in einem deutschsprachigen iOS in der Erinnerungen.app eine neue Liste namens „OmniFocus“ anlegen. Diese wählt man dann in den Einstellungen unter „Mail, Kalender, Kontakte“ als neue Standard-Liste für Erinnerungen. Als letztes muss man nur noch in den OmniFocus-Einstellungen unter „Aufnahme“ die iCloud-Erinnerungen aktivieren. Fertig.

Einmal eingerichtet finden sich alle über Siri eingegebenen Erinnerungen im Eingangskorb von OmniFocus. Wer Siri bereits gelegentlich nutzt, wird vom Zusammenspiel mit OmniFocus begeistert sein. Auf den Omni-Seiten stehen weitere Videos und Infos zur Siri-Integration bereit. Dieses Feature arbeitet bisher allerdings nicht sonderlich zuverlässig und steht ausserdem nur in den iOS-Versionen zur Verfügung. OmniFocus for Mac 2.0, das von vielen OmniFocus-Fans schon seit geraumer Zeit erwartet wird, soll diese Funktionen ebenfalls aufweisen.

Things hat diesbezüglich nicht viel zu bieten. Zwar lassen sich neue Aufgaben via Siri in Reminders erzeugen und landen so im Eingang von Things, aber es bleiben nur ggf. vorhandene Datumsangaben erhalten. Uhrzeiten und ortsbezogene Informationen gehen mangels Unterstützung in Things verloren.

Vor- und Nachteile

In OmniFocus finden GTD-Profis und Power-User fast alles, was man von einer solchen Software erwarten kann. Allerdings lässt sich jede Aufgabe grundsätzlich nur mit einem Kontext versehen, was unter Umständen ein Nachteil sein kann.

Bei Things gibt es diese Beschränkung nicht. Dort können beliebig viele, selbst angelegte Schlagworte (Tags) vergeben werden - und zwar nicht nur für Aufgaben, sondern auch für Projekte. Dafür fehlt es Things an der Möglichkeit, Projekte und Aufgaben in Unterordner und Subtasks zu sortieren.

Was man den Kandidaten mittlerweile ansieht, ist ihr Alter. Things-Anwender haben mit Version 2 zwar eine leicht modernisierte Oberfläche erhalten, insgesamt wirken aber beide Anwendungen recht altbacken und wenig zeitgemäss. Bei OmniFocus für den Mac hat sich seit seiner Premiere 2008 ausser dem Icon nichts mehr am Design geändert.

Fazit

Was denn nun - OmniFocus oder Things? Beide Programme haben ihr Für und Wider. Wem es vor allem um einfache Bedienung und grösstmögliche Übersichtlichkeit geht, ist mit Things besser bedient. Wer das ultimative GTD-Kraftwerk sucht, sollte zu OmniFocus greifen.

Die richtige Wahl hängt in jedem Fall vom individuellen Arbeitstil und persönlichen Geschmack ab. Die Entscheidung sollte nicht allein nach der Anzahl der Funktionen getroffen werden. Für manche Interessenten könnte auch das elegant-schlichte, mehr Projekt-orientiert Firetask* (Testbericht) eine Alternative sein.

Demoversionen

Für beide Programme sind kostenlose Testversionen für den Mac erhältlich, die 14 Tage lauffähig sind. Interessenten sollten die Möglichkeit nutzen, um sich vor dem Kauf ein eigenes Bild von den Anwendungen zu machen und dann entscheiden, ob sich die Investition lohnt. Denn in beiden Fällen handelt es sich um recht kostspielige Programme.

Preise

(Stand: 29.11.2014) Beide Hersteller langen kräftig zu: Für die Mac-, iPhone- und iPad-Versionen wird jeweils gesondert zur Kasse gebeten.

OmniFocus für den Mac kostet 35,99 € (Pro-Upgrade nochmals 35,99€), für das iPad 26,99 € (Pro-Upgrade: plus 17,99 €) und für das iPhone € 17,99. Macht zusammen also zwischen 81 und 135 Euro (je nachdem, Standard oder Pro).

Things für Mac 2 kostet € 44,99, für das iPad € 17,99 und für das iPhone € 8,99. Alle drei Things-Apps zusammen schlagen also mit knapp 72 Euro zu Buche.

Bitte beachten Sie, dass sich die Preise jederzeit ändern können.

Bewertung OmniFocus

Sehr gut

Bewertung Things

Sehr gut

Weiterführende Links
OmniFocus 2 for Mac* im Mac App Store
OmniFocus 2 for iPad* im iTunes Store
OmniFocus 2 for iPhone* im iTunes Store
Things for Mac* im Mac App Store
Things for iPad* im iTunes Store
Things for iPhone* im iTunes Store

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Screenshots und Text: Thomas Landgraeber

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