Wünsche vorsichtig, es könnte in Erfüllung gehen!

Ein Gastbeitrag von Mathias Rhein | Fisch oder Fleisch? Einfache Darstellung oder viele Optionen? Doch vielleicht muss man sich gar nicht festlegen: 2Do* hat einiges zu bieten und versucht einen flexiblen Mittelweg. Die große Feature-Vielfalt ist mit Liebe zum Detail umgesetzt und hat je nach Benutzung und Einstellung das Potential, beide Modelle zu bedienen. Ob sich der Wechsel für Sie lohnt, erfahren Sie hier.

“Verwechsle nicht Bewegung mit Fortschritt.
Ein Schaukelpferd bewegt sich ohne Fortschritt.”

– Alfred A. Montapert

2Do, erschaffen von Guided Ways Technologies, bietet nahezu alle Features, die eine Aufgabenverwaltung so aufweisen kann. Die App selbst gibt es schon seit einer ganzen Weile, unlängst erhielt sie mit Version 3.0 ein entscheidendes Update auf den mobilen Plattformen, sodass sich ein erneuter Blick durchaus lohnt. 2Do ist ein Meister der Optionen in einer gut aussehenden und funktionalen Verpackung.

Um die Anwendung zu testen habe ich meine 100+ Aufgaben aus OmniFocus importiert, da der echte Wert einer Aufgabenverwaltung auf einer Ebene der Komplexität beginnt, bei der die Aufgaben nicht mehr auf ein Blatt Papier passen. Importieren ist hier der Euphemismus für Ausschneiden/Einfügen aus OmniFocus und das Erstellen aller Projekt- und Bereichsebenen- um Montaperts Zitat nochmal zu bemühen: Das war jetzt Bewegung, kein Fortschritt. Um Ihnen die gleiche Entscheidung und Arbeit zu erleichtern, lesen Sie einfach weiter.

Features

Menschen, die es sich leisten können, über ihre Projekte vor der Umsetzung in die Tat nachzudenken, laufen Gefahr, nicht über das Denken hinauszukommen. Um dieser Falle zu entgehen haben manche Aufgaben-Apps bewusste Einschränkungen, die dem Nutzer die Konzentration auf die eigentliche Aufgabe ermöglichen sollen. Meiner Frau jedenfalls ist es egal in welchem Font “Schatz anrufen” geschrieben steht, für sie zählt der Anruf. Apps wie das kürzlich hier besprochene Typed mit seinen beruhigenden und reizarmen Oberflächen zur Unterstützung der Produktivität sind derzeit der letzte Schrei.

Das Problem ist dass andererseits manche Projekte einfach komplex sind. Die Philosophie von 2Do an diesem Punkt heisst Flexibilität: Ihnen so viele unterschiedliche Entscheidungshilfen an die Hand zu geben ohne Sie in irgendein Planungs- oder Organisationsdogma hineinpressen zu wollen. Sie könnten also 2Do als einfache Listenverwaltung mit Fälligkeitsdaten nutzen, sollten die Dinge allerdings komplizierter werden, kann das Programm bis zu vier Planungsebenen mit dreistufiger Priorisierung, Audio- und Bild-Anhängen und Tag-unterstützten “smart lists” auffahren.

2Do für Mac

Zu diesem Zeitpunkt ist die Oberfläche der OS-X-App schon etwas betagt. Das neue Yosemite-Update ist in der Mache und es ist sehr wahrscheinlich, dass es die eine oder andere Design- oder Funktions-Adaption von der iOS-App geben wird. Optisch unterscheiden sich die aktuellen Versionen von Things, OmniFocus oder The Hit List kaum von 2Do. Der größte Unterschied zur Konkurrenz besteht im riesigen Funktionsumfang zur Ordnung der Aufgaben.

Jedes verfügbare Feature, egal ob Tag, Prioritätsstufe, Beginn- und Fälligkeitszeitpunkt, oder Markierungsstern können gesucht und sortiert werden. In Kombination mit bestimmten Verknüpfungsworten können diese Suchen als sogenannte "Smart Lists" abgespeichert und wieder aufgerufen werden. Wie Guided Ways uns auf Nachfrage mitteilten, werden Listengruppen in einer späteren Version ebenfalls als Suchkriterium zu Verfügung stehen.

Ein weiteres Planungselement sind Sterne, die unabhängig von den drei Priorisierungsstufen der Hervorhebung der Aufgaben dienlich sein können. Ebenfalls erwähnenswert ist die Option, Alarme für Aufgaben unabhängig von Start oder Ende einer Aufgabe zu vergeben – warum kriegt das sonst keiner hin? In Bezug auf die Planungstiefe spielt 2Do ebenfalls vorne mit: Listengruppen, Listen, Projekte und Aufgaben. Unteraufgaben sind aufgrund der Kompatibilität zu Reminders nicht möglich.



Ein einzigartiges Feature der App ist die Unterscheidung zwischen normalen Abhaklisten und Aufgabenlisten. Elemente in den Abhaklisten haben keine Start- und Endzeitpunkte, können aber unterschiedliche Alarme und Prioritäten erhalten und eignen sich dehalb als Einkaufslisten und Leselisten aller Art. Ist man mit einer Aufgabe nicht rechtzeitig fertig geworden, wird sie am nächsten Tag nicht einfach aus der “Heute”-Ansicht entfernt (ich schaue Dich an, OmniFocus), sondern in den “Noch in Bearbeitung”-Bereich der Tagesansicht verschoben. Ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft mich diese Funktion schon gerettet hat.

Sollten Sie Tastaturkürzel bevorzugen, wird 2Do Ihren Bedürfnissen ebenfalls entsprechen. Es gibt eine ganze Reihe von Abkürzungen für Textmanipulation und Navigation in der Anleitung dokumentiert, um Arbeitsabläufe zu beschleunigen und die Eingabe zu erleichtern. Während die Benutzung ein bisschen was von gmail hat (was positiv gemeint ist), habe ich dennoch nicht die tiefe Integration der Keyboard-Steuerung wie bei The Hit List erlebt (Review ist in der Mache). Man muss schon sehr lange durch die unterschiedlichen Felder tippen, bis man das gewünschte Feld erreicht hat. Das Interface vermittelt einem eher den Wunsch, mit einem Trackpad oder einer Maus bedient zu werden – die Keyboard-Bedienung ist nur zweite Wahl.

Ziehen und ablegen (Drag-and-drop) ist sowieso eines der Vorzeige-Features von 2Do. In dem Moment, wo man beginnt, eine oder mehrere Aufgaben zu ziehen, verändert sich die Kopfzeile und Bereiche zum Kopieren, Bewegen, Löschen oder Anpassen der Start- und Fälligkeitsdaten der gesamten Aufgabengruppe. Kaum zu glauben, das gleiche funktioniert mit drag & drop in iOS. 2Do zeigt hier wirklich was möglich ist – alles in einer App.

2Do für iOS

Es ist vergleichsweise einfach, das jeweilige Feature von der Desktop-Version an den iOS-Gegenpart zu kleben. Die Kunst ist, Funktionen so in die neue Haptik einzubetten, dass sie intuitiv und logisch sind. In der mobilen Version von 2Do passiert die eigentliche Magie - es ist meiner Meinung nach die bis jetzt funktionalste und ästhetischste Bedienoberfläche aller Aufgabenmanager da draußen - auf dem kleinen iPhone- Bildschirm. Hier sind die Jungs von Guided Ways durch innovative und intuitive Lösungen an vorderster Entwicklungsfront.

Abhängig von dem momentanen Fokus kann man zwischen projekt- und aufgabenorientierten Ansichten hin und her wischen. Ein weiterer Wisch enthüllt den Tag-Bereich, in dem man durch einfaches Antippen seinen Fokus einengen kann.



Sie wollen Übersicht? Verwenden Sie die Zoom-Geste mit zwei Fingern um zwischen drei verschiedenen Detailebenen zu wechseln. Einfach und intuitiv – so mögen wir das!



Die Optionen für die Sortierung der Listen sind: Status, Priorität, Ursprungsliste, Start, Fällig, Erstellungsdatum, Notiz, Titel, Tag, Ort, Dauer und - am wichtigsten - Manuell. Letzteres ermöglicht eine manuelle Sortierung der Liste, unabhängig von anderen Merkmalen. 2Do merkt sich auch die Einstellungen für einzelne Listen oder Ansichten und wird die Daten entsprechend wiedergeben. Zusätzlich dazu kann man die Merkmale auf- oder absteigend anzeigen lassen und auswählen ob die jeweilige Sortiergruppe als Überschrift in den Listen angezeigt werden soll, oder nicht.



Änderungen dieser Einstellungen ist ein Kinderspiel auf iOS: Man muss nur etwas länger auf die Aufgabe drücken und es erscheint ein Auswahlbildschirm für Terminierung, Bearbeitung oder Verwaltung (Kopieren, Bewegen, Umwandeln oder Löschen).

Zu guter Letzt gibt es auch mobil die Möglichkeit, mehrere Aufgaben auf einmal zu bearbeiten, zum Beispiel ein Tag zu vergeben, oder ein gemeinsames Startdatum festzulegen. Hierzu tippt man auf die drei Punkte in der unteren rechten Ecke des Fensters und erhält ein Menü für Bearbeitung und Datumsänderung. Solange der Gruppenmodus aktiv ist, haben alle Kreise neben den Aufgaben eine gestrichelte Linie. Wenn man diese nun auswählt werden die Aufgaben nur für die Gruppenaktion ausgewählt und nicht als erledigt markiert.



Auch das Widget für die Mitteilungszentrale glänzt mit Funktionalität. Es kann aus drei Ansichten gewählt werden: Die nächsten fälligen, die mit Stern versehenen, oder die Aufgaben einer bestimmten Liste. In der App kann unter Darstellung die entsprechende Liste ausgewählt werden. Außerdem gibt es unter den Aufgaben Buttons für das Öffnen der App und die Erstellung einer neuen Aufgabe. So stelle ich mir ein gutes App-Widget vor!

Dieses Feature und viele andere werden unter anderem auf dem YouTube- Kanal von 2Do prima erklärt. Dies ist eine sehr hilfreiche Resource, da es keine Anleitung für die mobile App gibt.

Oberfläche und Bedienung

2Do sieht verdammt gut aus. Unter dieser schicken Oberfläche verbirgt sich, besonders in der mobilen Version, eine wunderbare Verbindung von Form und Funktion, so wie wir es auch von Apple-Produkten kennen und lieben.

Auf dem Desktop ist das Trackpad klar im Vorteil. Man kann alles mit dem Keyboard machen, merkt aber deutlich, dass die Architektur eher auf eine Mischung aus zeigen und tippen ausgelegt ist. Mir macht es Freude, die iOS-Version zu öffnen und nach meinen Vorstellungen anzupassen. Fast schon als Standard anzusehen ist die über Shortcut aktivierbare Schnelleingabe von Aufgaben.

Da beide Versionen um die Suche geschrieben wurden, ist eine globale Suche selbstverständlich, schnell und nach entsprechenden Kriterien (Projekt, Tag, Datum, Priorität) eingrenzbar. Dies Konzept, das versionsübergreifend gut umgesetzt ist und gibt einem ein zusätzliches Quäntchen mehr Kontrolle über diese Vielzahl an Funktionen.

Je nachdem, wie viele Details man sich einblenden lässt, ist die Übersicht bei bildschirmfüllender Ansicht vergleichsweise schwierig. Hier wären weniger visuelle Ablenkmanöver und etwas mehr Platz zwischen den Aufgaben - oder eben eine variable Ansicht wie auf den mobilen Gegenstücken - extrem hilfreich gewesen.

Alles in allem komme ich mit der Bedienung gut zurecht, die App ist schnell und bislang hatte ich keine Konflikte mit der Synchronisierung zu Reminders.

Synchronisierung

Die Synchronisation zwischen mehreren Geräten ist mittlerweile ein entscheidendes Merkmal bei der Auswahl eines Aufgaben-Managers. Hinsichtlich Geschwindigkeit spielen dabei zwei Faktoren die Hauptrolle: Ort des Servers, auf dem die Datenbank des Programms liegt, und die Größe der Datenbank. 2Do bietet in Bezug auf Synchronisation verschiedene Möglichkeiten zur Wahl: Dropbox (empfohlen), Toodledo und über die nativen OS-X-Erinnerungen.

Trotz dieser Auswahl ist der Sync eine der schwächeren Seiten der App – zumindest im direkten Vergleich zur Konkurrenz. Da der Dropbox-Server vermutlich weit entfernt ist, brauchten meine 300+ Aufgaben und Projekte pro Gerät ca. 2-3 Minuten für den ersten Abgleich. Ist das Gros der Aufgaben aber einmal synchronisiert, liegen kleinere Aktualisierungen bei komfortablen 1-10 Sekunden, abhängig von ihrer Häufigkeit. Dies ist kein wirklicher Nachteil und von allen Optionen scheint Dropbox tatsächlich die robusteste Methode zu sein. Je nach aktueller Verbindungsgeschwindigkeit kam es trotzdem manchmal vor, dass erstellte Aufgaben noch nicht hochgeladen waren, als ich die App geschlossen hatte – was bei mir das nagende Gefühl hinterliess, manuelle Syncs vor dem Beenden der App seien die sicherste Methode, für einen aktuellen Abgleich zu sorgen.

2Do selbst empfiehlt die regelmäßige Löschung von erledigten Aufgaben und Projekten zu aktivieren (zu finden in den Einstellungen der Mac-Version). Während man abgeschlossene Listen archivieren kann, gilt dies für erledigte Aufgaben nicht generell. Das führt auf Dauer zu einer recht umfangreichen Sammlung erledigter Aufgaben, die dann entsprechend immer mit synchronisiert werden und alles ein bisschen langsamer machen. Schade ist auch, dass eine Archivierung von vorher beendeten Aufgaben in chronologischer Reihenfolge (wann habe ich was erledigt) nur begrenzt möglich ist.

Diesen Nachteil kann man beheben, wenn man die Synchronisation über Apples Erinnerungen-App durchführt. Obwohl das ebenfalls mit Limitationen verbunden ist (keine Synchronisation unbenutzter Tags sowie Tag- und Listengruppen), geht der Abgleich ziemlich schnell. Der positive Nebeneffekt dieser Methode ist die Verfügbarkeit der Aufgaben in anderen Verwaltung wie BusyCal oder dem Tausendsassa-Kalender Pocket Informant für iOS. Falls Sie jemals davon geträumt haben, Aufgaben ähnlich wie Markdown unabhängig von der App zu verwalten, bietet Ihnen 2Do diese Option.

Soweit unser Rundumschlag zu 2Do – einem der flexibelsten Mitbewerber im weiten Feld der Todo-Apps. Sollten Sie Interesse an mehr Information rund um die Bedienung von 2Do haben, zögern Sie nicht und schicken Sie uns gerne eine Nachricht oder Kommentar. Es ist bei Weitem noch nicht alles über diese App gesagt. Habe ich eigentlich schon erwähnt, wie funktional und ästhetisch ansprechend die App ist?

Pro und Contra

Vorteile

• + Große Vielfalt in der Benutzung
• + Tags, Listen können beliebig farbig gemacht werden
• + Listengruppen, spezielle Listenfunktion (z.B. Einkaufsliste)
• + Erweiterte Erinnerungen (erster Montag des Monats, wöchentlich Dienstags und Freitags)
• + Individuelle Alarme unabhängig von Start und Fälligkeit
• + Today-Ansicht enthält “Noch-in-Bearbeitung“-Bereich für Aufgaben mit Startdatum in der Vergangenheit, die noch nicht beendet wurden
• + Mobile Variante der App mit funktionalem Design und dem Funktionsumfang der Desktopversion
• + Synchronisierung über Dropbox (empfohlen), iCal/Reminders (mit Limitationen) und Toodledo (einige starke Einschränkungen)
• + Unterstützung ortsbasierter Erinnerungen
• + Kalenderintegration in die 2Do App (iPad-Version)
• + Funktionales Widget

Nachteile

• – Keine Revisionsfunktionen
• – Beschränkte Archivierungsmöglichkeiten
• – Keine Synchronisation über WebDAV-Server
• – Teilweise etwas unübersichtlich

Fazit

Bei 2Do geht es um selbstinitiierte Begrenzung – sind Sie jemand, der nur schwer eine Auswahl treffen kann, so sind wir etwas zögerlicher mit der Empfehlung dieser App. Mit Montaperts Zitat im Ohr ist 2Do die App gewordene Versuchung, seine Zeit mit dem Sortieren der Aufgaben anstatt mit der Umsetzung zu verbringen.

Sollten Sie andererseits das Gefühl haben, gute und klare Entscheidungen treffen zu können, während Sie gerne alle auf dem Markt befindlichen Organisationsmöglichkeiten in einer hübschen und funktionalen Verpackung nutzen möchten, haben Sie in 2Do den Aufgabenmanager ihrer Träume gefunden!

Tipp: Sollten Sie ihre Aufgabenverwaltung schwerpunktmäßig sowieso auf iPhone oder iPad erledigen, holen Sie sich doch einfach die iOS- Version für einen vergleichsweise günstigen Preis und geniessen Sie einen vollausgestatteten und unabhängigen Aufgabenmanager, dessen Aufgaben Sie über den Reminder- Sync auch in Kalender-Apps oder der Erinnerungs- App auf OS X verfügen können. Im Normalfall ist die Synchronisation unmittelbar und zuverlässig, besonders wenn sie oft abgleichen.

Bewertung

2Do für Mac und iOS
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Sehr gut

Preise und Verfügbarkeit

2Do für Mac ist zum Preis von 39,99 € im Mac App Store erhältlich. Es liegt u.a. in deutsch lokalisierter Fassung vor und benötigt OS X 10.8 (oder neuer).
2Do für iOS kostet im iTunes Store 14,99 € und ist ebenfalls in Deutsch verfügbar. Es erfordert iOS 7.0 (oder neuer) und ist als Universal-App sowohl auf dem iPhone und iPod touch, als auch auf dem iPad nutzbar.

App Store Links
2Do für Mac im App Store*
2Do für iOS im iTunes Store*

Weitere Infos
2Do Website

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Titelbild: Guides Ways Technologies; Screenshots & Text: Mathias Rhein

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