Kostspielige To-do-App mit Schwächen

OmniFocus 2 for iPad* ist wohl die teuerste Aufgaben-Verwaltung im App Store. Lohnt sich die Anschaffung? Welche neuen Features gibt es – und wo liegen die Stärken und Schwächen? Ein ausführlicher Testbericht bringt Klarheit.

OmniFocus ist ein Productivity-Tool, an dem sich die Geister scheiden. Für die einen ist es das beste Programm zur Steigerung der eigenen Produktivität, andere sehen darin nur ein kompliziertes Spielzeug.

Tatsächlich ist die für Mac, iPhone und iPad separat erhältliche Anwendung recht komplex. Keine andere To-do-App bietet so viele Funktionen und Möglichkeiten und setzt die "Getting-Things-Done"-Methodiken nach David Allen so konsequent um wie OmniFocus.

Ihre Anhänger investieren im allgemeinen relativ viel Zeit und Arbeit, um sie optimal zu nutzen. Letztlich ist das Programm nichts anderes als ein Bausatz, aus dem sich jeder sein eigenes System zimmern kann – so einfach oder kompliziert es auch sein mag.

Jahrelang haben die OmniFocus-Fans auf eine neue Version gewartet. Im Herbst 2013 erschien zunächst eine neue Version für das iPhone (Testbericht). Im Mai 2014 folgte dann eine neue Mac-Anwendung (Testbericht) und seit ein paar Wochen ist nun auch eine neue iPad-App erhältlich, die ich Euch hier näher vorstelle.

Neue Features

OmniFocus 1 sah noch auf jeder Geräteart anders aus und war teilweise auch unterschiedlich zu bedienen. Die Entwickler haben sich viel Mühe gegeben, OmniFocus 2 auf allen unterstützten Geräten möglichst einheitlich zu gestalten. Mit Erfolg: Mac- und iOS-Versionen folgen nun demselben Design- und Bedienkonzept. Die beiden iOS-Apps sind sich sogar so ähnlich, dass man sich fragt, weshalb sie überhaupt noch getrennt gekauft werden müssen.

Zu den Neuheiten zählt neben der komplett überarbeiteten Oberfläche die Möglichkeit, nicht nur Fotos und Sprachmemos als Anhänge zu verwenden und über mehrere Devices hinweg zu synchronisieren, sondern auch andere Dateitypen, wie etwa PDFs und iWork-Dokumente.

Unterstützt wird dabei so gut wie alles, was bei Apple als Standardformat gilt. Allerdings müssen Dateien, die keine Fotos, Sprachmemos oder Notizen sind, über die Mac-App hinzugefügt werden. Nach dem nächsten Datenabgleich stehen sie dann auch auf den übrigen Geräten zur Verfügung.



Neu ist auch die "Sharing"-Erweiterung für iOS 8, mit der sich vorwiegend textbasierte Inhalte und Links aus anderen Apps an OmniFocus senden lassen. Ausserdem können fällige Aufgaben nun auch direkt in den aufpoppenden Benachrichtigungen als erledigt markiert werden, ohne dass OmniFocus dazu gestartet sein muss.

Momentan werden noch nicht alle neuen Features unterstützt, die Apple mit OS X Yosemite und iOS 8 eingeführt hat. "Continuity" bzw. "Handoff "- also das geschmeidige Weiterarbeiten auf einem anderen Gerät - steht derzeit noch nicht zur Verfügung. Dafür kommen die iOS-Varianten bereits mit "Heute"-Widgets für die Mitteilungszentrale.



Zu den wesentlichen Merkmalen von OmniFocus gehört eine "Forecast" genannte Vorausschau auf die nächsten Tage. Hier werden nicht nur fällige Aufgaben angezeigt, sondern auch Termine aus Apples Kalender-App. Umgekehrt lässt sich dort ein spezieller OmniFocus-Kalender abonnieren, der alle fälligen Aktionen zeigt. Das ist praktisch, wenn man in beiden Anwendungen sowohl Aufgaben, als auch Termine im Blick behalten möchte.

Wie in der iPhone-Version können in der Vorausschau nur einzelne Tage näher betrachtet werden. Das ist schade, denn der Platz auf dem Bildschirm würde ausreichen, um gleich mehrere Tage darzustellen. Die Mac-Version bietet dieses Feature. Warum das nicht auch auf dem iPad geht, bleibt ein Rätsel.

Ein weiteres Manko beider iOS-Apps ist die Tasache, dass es in Listenansichten keinerlei Hinweise auf angehängte Notizen, Fotos, Sprachmemos und andere Dateien gibt. Entweder weiss man einfach, welche Aktionen Anhänge enthalten, oder man muss nachgucken.

Tipp: Manche behelfen sich damit, dass sie den Titelzeilen von Aufgaben dafür bestimmte Sonderzeichen hinzufügen. Ich verwende als Indikator für Anhänge :: – einen zweifachen Doppelpunkt. So erkennt man auch in längeren Listen sofort, wo weiteres Infos verfügbar sind.



Ein beliebtes Feature in OmniFocus ist die Review-Ansicht, mit der sich der aktuelle Stand jedes einzelnen Projektes überprüfen lässt und der verhindern soll, dass wichtige Aufgaben im Nirvana verschwinden. Diese Funktion fehlt in der iPhone-App, ansonsten sind iPad- und iPhone-Version nahezu identisch.

OmniFocus 2 for iPad kommt in der Standard-Variante ohne die Möglichkeit, eigene Perspektiven zu verwenden – selbst wenn sie in der Pro-Version der Mac-App angelegt wurden. Wer diese auch in der iPad-App sehen möchte, benötigt zusätzlich das "Pro Upgrade", das für Besitzer der Vorversion gratis ist (Details dazu weiter unten).

Die Synchronisation der Daten über mehrere Geräte hinweg erfolgt bei OmniFocus nicht via iCloud oder Dropbox, sondern über das firmeneigene, kostenlose Angebot OmniSync Server. Auf Wunsch gehört dazu auch eine Weiterleitungs-Mailadresse, mit der man Mails aus beliebigen Programmen direkt in den Eingangskorb von OmniFocus senden kann.

Im Gegensatz zur Mac-Version, die nach wie vor nur in Englisch verfügbar ist, liegen die beiden iOS-Apps bereits in deutsch lokalisierter Fassung vor.

Bedienung nicht immer effizient

Die Handhabung von OmniFocus ist in Version 2 insgesamt einfacher und übersichtlicher geworden. In der iPad-Version gestaltet sich die Bedienung zuweilen dennoch umständlich. Das liegt daran, dass die Designer sehr spendabel mit dem Platzangebot auf dem Bildschirm umgegangen sind. Für eine Aufgaben-Verwaltung dieser Preis- und Güteklasse zeigt sich das Bedienkonzept an einigen Stellen erstaunlich ineffzient.

So findet sich für jeden Listeneintrag ein Detailfenster mit drei getrennten Rubriken: Infos, Notizen und Anhänge. Selbst kleine Änderungen, wie das Verschieben des Fälligkeitsdatums, erfordern mehrere Taps. Bei der iPhone-Version macht die Nutzerführung über mehrere Einzelschritte durchaus Sinn. Auf kleineren Displays kann es schnell unübersichtlich werden, wenn zuviel Auswahl zur gleichen Zeit angeboten wird. Doch bei der iPad-App wünscht man sich schon nach kurzer Zeit einen direkteren Zugriff auf bestimmte Details.

Auch die Sortiermöglichkeiten sind verbesserungswürdig. Denn anders als zum Beispiel beim Konkurrenzprodukt Things kann die Reihenfolge von Aufgaben in einer Liste nicht einfach durch Verschieben geändert werden. Stattdessen ergibt sie sich automatisch aus der Kombination von Metadaten (Projekt, Kontext, Fälligkeit usw.) und der aktuell gewählten Darstellungsoption. Power-User freuen sich über sowas. Anfänger tun sich damit manchmal schwer.

In der Mac-Version können Aufgaben in den meisten Listen einfach mit der Maus verschoben werden – in der Vorausschau sogar von einem Tag zum anderen. Warum das in den iOS-Apps nicht ähnlich funktioniert, bleibt wohl das Geheimnis der OmniFocus-Macher. Ebenso die Frage, weshalb sich noch immer nur ein Kontext pro Aufgabe und Projekt vergeben lässt.

Fortlaufende Entwicklung

Rund um OmniFocus hat sich eine lebhafte Community gebildet. OmniGroup-Chef Ken Case und sein Team betonen immer wieder, dass man die Wünsche der Anwender berücksichtigt. Und tatsächlich wird auf Kritik und Vorschläge häufig erstaunlich schnell reagiert.

Neue Features und wichtige Verbesserungen wurden in der Vergangenheit oft zwischendurch mit kleineren Updates nachgereicht. Es besteht also Hoffnung, dass zumindest einige der genannten Schwachpunkte in nicht allzu ferner Zukunft behoben werden.

Teurer Spass

Während viele Anbieter auf Universal-Apps setzen, die sich sowohl auf dem iPhone, als auch auf dem iPad nutzen lassen, wird man bei OmniFocus für beides gesondert zur Kasse gebeten. Wer bereits 35,99 Euro für das Mac-Programm (plus noch einmal den gleichen Betrag für die Pro-Features), sowie 17,99 Euro für die iPhone-Version gezahlt hat, darf für die iPad-App weitere 26,99 Euro hinblättern.

Wenn man individuelle Perspektiven benötigt und die Seitenleiste nach eigenen Wünschen anpassen möchte, kann man für zusätzliche 17,99 Euro das Upgrade auf die Pro-Version erwerben, das als In-App-Kauf angeboten wird. OmniFocus 2 kostet in allen drei Versionen für Mac, iPad und iPhone zusammen also zwischen 81 und 135 Euro (je nachdem, Standard oder Pro). Das ist für eine Listenverwaltung - so cool sie auch sein mag - schon recht happig.

Pro-Upgrade für Besitzer der Vorversion gratis

Wie schon bei OmniFocus 2 for Mac hat sich OmniGroup für die Käufer der Vorversion eine Art Rabatt ausgedacht: Besitzer von OmniFocus 1 for iPad erhalten beim Kauf der neuen Version deren Pro-Features gratis. Dazu muss die alte App allerdings auf dem jeweiligen Gerät installiert sein. Wer diese bereits gelöscht hat, kann sie erneut kostenlos aus dem App Store laden. Das Pro-Upgrade lässt sich dann zum Preis von 0,00 Euro als In-App-Kauf freischalten.

Pro und contra

Vorteile
+ Professioneller GTD-Taskmanager mit allen Schikanen
+ Umfangreiches Featureset
+ Flexible Strukturen
+ Individuell anpassbar
+ Minimalistisches Design im iOS-8-Look
+ Synchronisiert auch Dateianhänge, Fotos und Sprachmemos
+ Dank Sharing-Erweiterung einfacher Import von Inhalten anderer Apps
+ "Heute"-Widget für Benachrichtigungszentrale
+ Auch für Mac und iPhone erhältlich

Nachteile
- Optimale Nutzung erfordert einigen Lernaufwand
- Teils umständliche Bedienung in vielen Einzelschritten
- Etwas zu grosszügiger Umgang mit der verfügbaren Bildschirmfläche
- Hauseigene Sync-Lösung mitunter recht langsam
- In Listen keine Hinweise auf evtl. vorhandene Dateianhänge / Notizen
- Individuelle Perspektiven nur gg. Aufpreis (gratis für Käufer der Vorversion)
- Nach wie vor nur ein Kontext pro Aufgabe wählbar
- Reine Single-User-App, kaum Teamwork-Möglichkeiten
- Hoher Preis

Fazit

Wer OmniFocus 2 bereits auf Mac und iPhone nutzt, kann sich nun auch auf dem iPad daran abarbeiten. Design und Funktionsumfang entsprechen im wesentlichen der iPhone-App. Die Bedienung ist einfacher und übersichtlicher geworden. Ausserdem locken einige interessante neue Features. Trotz mancher Schwächen dürfte sich das Upgrade für die meisten "Intensivnutzer" lohnen.

Wer OmniFocus noch nicht kennt und nach einem verlässlichen System zur Steigerung der Produktivität sucht, erhält hier einen der leistungsfähigsten Aufgaben-Manager für das iPad. Der grosse Funktionsumfang kann allerdings verwirrend sein. Für den erfolgreichen Einsatz ist eine gewisse Einarbeitungszeit, sowie etwas Geduld und Ausdauer nötig.

Wer täglich nur eine überschaubare Anzahl an Aufgaben zu bewältigen hat und die vielen Features nicht unbedingt benötigt, ist möglicherweise mit einfacheren und preiswerteren Alternativen wie z.B. Things* (Vergleichstest), FireTask* (Testbericht), oder 2Do* besser bedient.

Bewertung

OmniFocus 2 for iPad

Sehr gut


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Preise und Verfügbarkeit

OmniFocus 2 for iPad erfordert iOS 8.0 (oder neuer) und ist für 26,99 Euro im iTunes Store erhältlich. Die Pro-Funktionen lassen sich für zusätzliche 17,99 Euro per In-App-Kauf freischalten. Besitzer der Vorversion erhalten das Pro-Upgrade gratis (Details dazu siehe oben).

Weiterführende Links
OmniFocus 2 for iPad im iTunes Store*
OmniFocus 2 for iPhone im iTunes Store*
OmniFocus 2 for Mac im Mac App Store*

Ähnliche Artikel
Test: OmniFocus 2 for Mac
Test: OmniFocus 2 for iPhone
Vergleichstest: OmniFocus oder Things?

Update: Dieser Testbericht wurde am 16.11.2014 noch einmal überarbeitet und durch weitere Screenshots ergänzt.
Bilder 1, 2, 4, 5, 6 + 7: OmniGroup; Bilder 3 + 8 sowie Text: Thomas Landgraeber

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