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Test: OmniFocus 2 for Mac

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Viele Verbesserungen - aber nicht der grosse Wurf [Update]

Mehr als sechs Jahre nach der Premiere der ersten Version ist seit heute OmniFocus 2 for Mac* erhältlich. Das Programm gilt unter Mac-Nutzern als so etwas wie die "Mutter aller To-do-Apps". Was bringt die neue Version und für wen lohnt sich ein Upgrade?

OmniFocus ist ein professioneller Aufgaben-Manager, an dem sich die Geister scheiden. Die einen lieben das Programm vom ersten Tag an, andere wenden sich schon nach kurzer Zeit genervt davon ab. OmniFocus eignet sich nicht für jeden. Bisher war schon etwas Aufwand und Disziplin nötig, um in der Praxis tatsächlich von den Vorteilen dieses GTD-Systems zu profitieren.

Den Machern war es deshalb ein Anliegen, die neue Mac-Version so einfach und zugänglich wie möglich zu gestalten. Das ist ihnen ein Stück weit gelungen. Ganz überzeugen kann die Anwendung aber noch nicht. Ich habe sie bereits mehrere Monate getestet und erkläre Euch gerne die Details.

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Zwei Versionen: "Standard" und "Pro"

OmniFocus 2 for Mac gibt es in zwei Versionen: Die Standard-Edition bietet alles, was man von einer solchen Anwendung erwartet. Die Pro-Variante glänzt zudem mit einer "Focus"-Funktion, die gerade nicht benötigte Inhalte ausblendet.

Ausserdem können beliebig viele eigene Perspektiven anlegt werden. In der Standard-Version sind diese vorgegeben. Auch die AppleScript-Unterstützung gibt es nur in der Pro-Ausführung. Wer diese drei Features nicht benötigt, sollte zu der günstigeren Standard-Variante greifen.

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Schwierige Geburt

Die Entwicklung von OmniFocus 2 for Mac hat ungewöhnlich lange auf sich warten lassen. Seit Jahren wünschen sich Mac-Anwender eine deutlich modernisierte Version. Als diese im Januar 2013 endlich vorgestellt wurde, gab es dafür allerdings nicht nur Lob – teilweise hagelte es auch heftige Kritik.

Firmenchef Ken Case zog daraufhin die Notbremse, gelobte Besserung und schickte seine Entwickler erneut in Klausur. Im Februar 2014 wurde dann eine überarbeitete Version präsentiert, die nach erneuter Betaphase nun überraschend schnell für marktreif erklärt wurde und seit heute offiziell erhältlich ist.

Auch die Konkurrenz lässt sich Zeit

An To-do-Apps für Mac und iOS herrscht wahrlich kein Mangel. Allerdings setzen nur wenige die GTD-Methodik so konsequenz um, wie OmniFocus. Hauptkonkurrent Cultured Code hat für Things ebenfalls komplett neue Versionen in Aussicht gestellt, ohne bisher Details zu nennen.

Vermutlich wartet man hier zunächst die Previews auf OS X 10.10 und iOS 8 ab, die Apple aller Voraussicht nach auf der Keynote zur WWDC 2014 Anfang Juni präsentieren wird. Andere Mitbewerber scheinen die weitere Entwicklung ebenfalls abzuwarten. Vielleicht hätte OmniGroup das gleiche tun sollen, denn das Design von OmniFocus 2 for Mac wirkt schon heute etwas altbacken – ganz im Gegensatz zur neuen iPhone-Version (Testbericht).

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Neues Design

OmniFocus 2 for Mac hat eine komplett neu gestaltete Bedienoberfläche, die sich in vier Bereiche gliedert. Ganz links finden sich die Perspektiven in senkrechter Anordnung. Neu ist hier die von den iOS-Versionen bekannte "Forecast"-Ansicht, die neben fälligen Aufgaben praktischerweise auch Termine aus Apples Kalender-App anzeigt – schön nach Tagen geordnet.

Die aktuelle Perspektive lässt sich oben in der Funktionsleiste unter "View" nun leichter editieren als bisher. Das neue "Quick-Open"-Feature erlaubt zudem schnellen Zugriff auf bestimmte Perspektiven, Ordner, Projekte und Kontexte.

Die zweite Spalte von links ist je nach Ansichtsmodus entweder für den Kalender des "Forecast"-Modus, oder für Projekte bzw. Kontexte reserviert. In der Mitte befindet sich der Hauptbereich mit den eigentlichen Aufgaben. Rechts davon lassen sich die Details einstellen. Zuvor musste dafür extra eine Info-Palette eingeblendet werden. Nun ist der Editierbereich Bestandteil des Hauptfensters, der bei Bedarf ausgeblendet werden kann.

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Features

Vieles von dem, was man von OmniFocus 1 gewohnt ist, findet man in ähnlicher Form auch in Version 2. Informationen lassen sich auf einfache Weise aus anderen Programmen extrahieren und an OmniFocus senden, darunter auch Mails. Dazu reicht es, die Betreffzeile auszuwählen und im Kontext-Menü unter "Dienste" den Punkt "OmniFocus 2: Send to Inbox" anzuklicken.

Von der neuen iPhone-App wurden die kreisförmigen Status-Elemente übernommen, die auch zum Abhaken erledigter Aufgaben dienen. Je nach Art und Dringlichkeit erscheinen diese in unterschiedlichen Farben. Ist eine Aktion mit einer Flagge markiert, wird diese oben rechts angezeigt. Wiederkehrende Aufgaben erkennt man an drei Punkten in der Mitte.

Aufgaben aus Apple Reminders werden nach wie vor nur von den iOS-Apps automatisch importiert. Dafür unterstützt OmniFocus 2 for Mac angehängte Dateien nun endlich so, dass sie auch auf iOS-Geräte übertragen werden. Auf dieses Feature haben viele Nutzer seit langem gewartet. Im Test funktionierte der Sync von Dateien mit iPhone und iPad einwandfrei – solange man bei Apple-typischen Formaten bleibt.

Die Synchronisation mit anderen Macs und iOS-Geräten läuft wahlweise über OmniSync-Server, oder einen beliebigen WebDAV-Server. Letzteres ist allerdings nur erfahrenen Anwendern zu empfehlen, da die Konfiguration einige Fallstricke bereithalten kann. Der Datenabgleich über WLAN ist nicht mehr möglich. Apples iCloud wird ebenfalls nicht unterstützt. Dazu müsste das Programm eine andere Datenbank-Architektur aufweisen.

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Unterschiede zwischen OmniFocus 1 und 2

In der neuen Version hat die alte tabellenartige Gliederung ausgedient. Statt jede Aufgabe in nur einer Zeile darzustellen, gibt es nun eine Extra-Zeile für die Metadaten direkt unter jeder Aufgabe. Hier werden die jeweils zugehörigen Projekte, Kontexte, sowie das Start- und Fälligkeitsdatum angezeigt. Beim Eingeben lassen sich die Daten hier auch editieren. Mit der Tab-Taste kann man schnell von einem Punkt zum nächsten springen, was die Arbeit sehr erleichtert. Einzelheiten lassen sich in der Info-Sektion ergänzen.

Ein weiterer wesentlicher Unterschied ist die Tatsache, dass sich die Status-Elemente nun - wie schon bei den iOS-Apps - auf der rechten Seite befinden. Will man eine Aktion als erledigt abhaken, muss man sich zunächst umgewöhnen. Diese Änderung gefällt nicht allen Anwendern und hat im OmniFocus-Forum bereits für lebhafte Diskussion gesorgt. Vor allem auf sehr grossen Bildschirmen rutschen die "Kringel" mitunter sehr weit nach rechts aussen, was die Übersichtlichkeit nicht gerade erleichtert.

Tipp: Wer ein kompakteres Layout bevorzugt und die Status-Kreise lieber auf der linken Seite haben möchte, kann wahlweise eine andere Ansicht einstellen, den so genannten "Compact View". Dieser Modus wird derzeit noch nicht offiziell angeboten, er lässt sich aber einfach und völlig gefahrlos ausprobieren. Anleitung hier bei Geek Out...

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Vor- und Nachteile

Die Bedienung ist in Version 2 spürbar einfacher geworden und es wurden viele sinnvolle Features eingebaut. Der Forecast-Modus ist ein echter Zugewinn. Die Entwickler haben sich wirklich Mühe gegeben. Einige Schwächen der Vorversion sind allerdings nach wie vor vorhanden.

So lässt sich pro Aufgabe oder Projekt weiterhin nur ein Kontext zuordnen, was viele als echtes Manko ansehen. Ortsbezogene Kontexte können wie bisher nur auf iOS-Geräten angelegt werden. Ferner fehlt nach wie vor ein brauchbares Priorisierungs-System. Ausser der Möglichkeit, Tasks mit Flaggen zu versehen, gibt es hier nicht viel. Kontexte eignen sich dafür nur begrenzt .

Das neue Design ist Geschmackssache. Viele mögen es, manchen ist es zu kontrastarm. Den sparsamen Umgang mit Farben und die nur schwache Hervorhebung wichtiger Einträge sehen manche als Manko. Einigen Nutzern geht die neue Oberfläche darüber hinaus zu verschwenderisch mit dem Platz auf dem Bildschirm um. Sie hätten die Informationen gern dichter gepackt.

OmniGroup hätte zudem die Möglichkeit gehabt, den verschiedenen Apps für Mac, iPhone und iPad endlich einen einheitlicheren Look zu geben. Diese Chance wurde nicht genutzt. So sieht OmniFocus weiterhin auf jeder Gerätegattung anders aus.

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Fazit

Trotz neu gestalteter Oberfläche und vieler nützlicher Features ist OmniFocus 2 for Mac nicht der grosse Wurf, den viele erwartet haben. In Anbetracht der langen Entwicklungszeit und der regen Beteiligung interessierter Anwender an den Betatests ist das Ergebnis für manche vielleicht etwas enttäuschend. Viele OmniFocus-Fans werden trotzdem auf die neue Version umsteigen, da sie etliche Verbesserungen bringt.

Erstkäufern wird der Einstieg in OmniFocus jetzt leichter gemacht. Die neue, nur noch die Hälfte kostende Standard-Version könnte viele neue Kunden anlocken. Wer sich dafür interessiert, kann sich auf der Hersteller-Website gratis eine 14 Tage lauffähige Testversion herunterladen. Dort finden sich auch noch weitere Infos und Videos.

Für wen lohnt sich ein Upgrade?

Wer bereits in OmniFocus investiert hat und neben der Mac-Version auch die Apps für iPhone und iPad besitzt, findet in OmniFocus 2 for Mac viele neue Funktionen und Verbesserungen, die ein kostenpflichtiges Upgrade rechtfertigen.

Hier sollte man jedoch bedenken, dass demnächst auch eine neue iPad-App ansteht, für die man ggf. erneut zur Kasse gebeten wird. Zusammen mit dem bereits seit letztem September erhältlichen OmniFocus 2 for iPhone ergeben sich für eine Rundum-Aktualisierung des Programmpakets also Investitionskosten von bis zu 80 bzw. 100 US-Dollar (sofern OmniFocus 2 for iPad wieder 40 US-Dollar kostet).

Bewertung

OmniFocus 2 for Mac

Gut

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Preise und Verfügbarkeit

OmniFocus 2 for Mac erfordert OS X 10.9 (oder neuer). Es ist ab sofort (zunächst) in englischer Sprache und in zwei verschiedenen Versionen erhältlich: Die Standard-Edition kostet 39,99 US-Dollar, das Upgrade hierfür lediglich 19,95 US-Dollar. Die Pro-Version schlägt mit 79,99 US-Dollar zu Buche, während für ein Upgrade von OmniFocus 1 auf die Pro-Variante 39,99 US-Dollar berechnet werden (Euro-Preise je nach aktuellem Wechselkurs).

Das Programm ist weiterhin sowohl im Mac App Store*, als auch im OmniStore zu haben. Upgrade-willige Bestandskunden sollten zunächst prüfen, wo sie ihre Lizenz seinerzeit erworben haben. Wer OmniFocus 1 von der Website des Anbieters bezogen hat, kann im OmniStore einfach das gewünschte Upgrade (Standard oder Pro) kaufen und installieren.

Da Apple für den Mac App Store keine Upgrade-Möglichkeiten vorsieht, hat sich OmniGroup etwas einfallen lassen: Wer die alte Version im Mac App Store erworben hat, kann OmniFocus 2 hier zum Normalpreis von 39,99 US-Dollar* kaufen und erhält automatisch die Pro-Variante. Ein "Downgrade" von OmniFocus 1 auf die Standard-Version von OmniFocus 2 ist im Mac App Store also nicht möglich.

Neukunden, die sich zunächst für die Standard-Version entscheiden, können jederzeit zur Pro-Version wechseln. Entweder mittels In-App-Purchase (Mac App Store), oder über den Zukauf eines Upgrades (OmniStore).


Weiterführende Links
OmniFocus 2 Produktseite
OmniFocus 2 for Mac Produktvideo

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Illustrationen: OmniGroup; Screenshots und Text: Thomas Landgraeber

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